Avtalevilkår

1Parter og avtale

Rosa AS (org.nr. 938 281 688, «Rosa») leverer regnskapsprogrammet Rosa regnskap («tjenesten»). Foreningen — laget, klubben eller foreningen — som oppretter konto, er kunde («foreningen»).

Avtaleverket mellom foreningen og Rosa består av disse vilkårene og databehandleravtalen, som inngås samtidig. Ved motstrid går databehandleravtalen foran i spørsmål som gjelder behandling av personopplysninger. Hvordan Rosa behandler personopplysninger er beskrevet i personvernerklæringen.

Foreningen godtar vilkårene ved registrering. Den som godtar, bekrefter samtidig å ha fullmakt til å binde foreningen. Vi registrerer hvem som godtok, når, og hvilken versjon av vilkårene som ble godtatt.

2Hva Rosa er

Rosa er et regnskapsprogram for lag, klubber og foreninger — et alternativ til å føre regnskapet i regneark.

Tjenesten er selvbetjent. Foreningen fører selv regnskapet, med Rosa som verktøy. Rosa er ikke autorisert regnskapsfører og gir ikke regnskaps-, skatte- eller juridiske råd. Support hjelper med hvordan programmet virker, ikke med regnskapsfaglige vurderinger.

3Hvem Rosa er for — og hva foreningen selv har ansvaret for

Rosa er laget for foreninger som i dag fører regnskapet i regneark, og som vil ha noe tryggere og mer strukturert. Tjenesten er ikke innrettet for å oppfylle bokføringslovens krav, blant annet til sporbarhet, sletteforbud og gjengivelse av bokførte opplysninger i standardisert form. Har foreningen bokføringsplikt, bør den vurdere om Rosa er riktig verktøy.

Foreninger er ofte omfattet av regler fra sitt eget forbund eller sin egen organisasjon. Idrettslag, korps og andre lag, klubber og foreninger har hver sine krav til regnskap, revisjon og rapportering. Rosa er et verktøy, ikke en garanti for etterlevelse: vi kjenner ikke det enkelte regelverket, og vi lover ikke at tjenesten oppfyller det.

Foreningen har selv ansvaret for å vite hvilke regler som gjelder for den, og for at regnskapet føres i tråd med dem.

4Tillatt bruk

Foreningen kan bruke Rosa til å føre sitt eget regnskap.

Foreningen er ansvarlig for sine egne brukere og for å holde innlogging trygg. Tjenesten skal ikke brukes til ulovlige formål, og det skal ikke forsøkes å omgå eller forstyrre tjenesten teknisk.

5Pris og betaling

Prisen for tilgang til et regnskapsår fremgår til enhver tid av prissiden på rosaregnskap.no/pris. Rosa AS er ikke merverdiavgiftsregistrert. Prisen er derfor uten merverdiavgift. Blir Rosa AS senere merverdiavgiftsregistrert, opplyses det på prissiden. Regnskapsåret trenger ikke å følge kalenderåret; et regnskapsår kan være kortere eller lengre enn tolv måneder, for eksempel ved prosjektregnskap.

De tre første månedene av et regnskapsår er åpne. En ny forening kan føre de tre første månedene av sitt første regnskapsår uten å betale. Deretter gis de tre åpne månedene ved starten av et nytt regnskapsår bare når foreningen har betalt for det foregående. For å føre videre, og ut regnskapsåret, kjøper foreningen tilgang for det året.

Ingen automatisk fornyelse og ingen bindingstid. Foreningen kjøper tilgang for ett regnskapsår om gangen, og bestemmer selv om den vil kjøpe på nytt året etter.

Betaling skjer med Vipps. Vi sender ikke faktura og gir ikke kreditt — tilgangen åpnes når betalingen er gjennomført. Foreningen får en kvittering utstedt til foreningen, med foreningens navn og organisasjonsnummer, som kan brukes som bilag i foreningens eget regnskap.

Kjøper foreningen ikke tilgang, stenges muligheten til å føre nye posteringer for resten av regnskapsåret. Foreningen beholder tilgangen til å se og laste ned alt den allerede har ført. De tre første månedene åpnes igjen ved neste regnskapsår.

Rosa kan endre prisen. Endringen gjelder for kjøp som gjøres etter at den er publisert. Tilgang foreningen allerede har kjøpt, berøres ikke.

Betalt vederlag refunderes ikke, med mindre foreningen avslutter etter punkt 10 andre avsnitt, punkt 11 eller punkt 12, Rosa avslutter uten at foreningen har misligholdt, eller databehandleravtalen gir foreningen rett til å si opp uten kostnad. Refusjon skjer da forholdsmessig for den delen av regnskapsåret som gjenstår.

6Foreningens ansvar

Foreningen har det regnskapsfaglige ansvaret for egne tall og rapporter.

Foreningen har selv oppbevaringsansvaret for regnskapet, og skal oppbevare regnskap med bilag i den perioden som gjelder for den. Rosa er ikke foreningens arkiv. Last derfor ned og ta vare på en egen kopi ved hver årsavslutning. Se punkt 9.

Foreningen styrer selv hvem som får tilgang — kasserer, styre, revisor — og er ansvarlig for å fjerne tilgang når en rolle opphører.

7Rosas ansvar og begrensninger

Rosa leveres med normal faglig omhu. Vi garanterer ikke uavbrutt drift, og tjenesten kan være utilgjengelig ved vedlikehold eller feil.

Rosa er ikke ansvarlig for tap som skyldes feil i foreningens egne opplysninger eller egen bruk av tjenesten.

Rosa er et verktøy foreningen bruker til å føre sitt eget regnskap. Foreningen er alene ansvarlig for at eget regnskap, bokføring og rapportering til myndigheter er riktig, fullstendig og lovlig. Rosa kontrollerer, reviderer eller garanterer ikke innholdet, og er verken regnskapsfører, revisor eller rådgiver for foreningen.

Hjelpetekster, maler og veiledning i tjenesten er generell informasjon, ikke regnskaps-, skatte- eller juridisk rådgivning. Foreningen vurderer selv om det passer, og konsulterer eventuelt egen revisor eller rådgiver.

Foreningen garanterer at den har rett til opplysningene den legger inn, og at bruken er lovlig, og holder Rosa skadesløs for tredjepartskrav som skyldes brudd på dette.

Rosa er ikke ansvarlig for tjenester levert av tredjepart, for eksempel bank eller betalingsløsning, eller for feil i data foreningen henter fra slike, herunder bankutskrifter.

Foreningen er ansvarlig for å holde innloggingen trygg og for handlinger som utføres via foreningens konto. Ved uriktige registreringsopplysninger kan Rosa stenge kontoen og kreve dekning for tap dette påfører Rosa.

Vi tar regelmessige sikkerhetskopier og tester at de lar seg gjenopprette. Går data likevel tapt, er Rosas primære beføyelse å gjenopprette fra siste tilgjengelige sikkerhetskopi. Erstatningsansvar ut over dette følger av avsnittet under.

Rosas samlede erstatningsansvar er begrenset til det beløpet foreningen har betalt til Rosa de siste tolv månedene før kravet oppstod. For et regnskap uten betaling er ansvaret begrenset til Rosas til enhver tid gjeldende standardpris for ett regnskapsår. Begrensningen gjelder samlet for alle krav, uavhengig av antall krav og av hva de bygger på, og samlet for disse vilkårene og databehandleravtalen — begrensningene kommer ikke i tillegg til hverandre.

Rosa er ikke ansvarlig for indirekte tap, herunder tapt fortjeneste, eller for tredjepartskrav.

Begrensningene over gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

8Personopplysninger

Rosa behandler personopplysninger slik det er beskrevet i personvernerklæringen.

For personopplysninger foreningen legger inn i eller genererer gjennom tjenesten, er Rosa databehandler og foreningen behandlingsansvarlig. Forholdet reguleres av databehandleravtalen, som inngås samtidig med disse vilkårene (personvernforordningen art. 28).

9Rettigheter til programvare og data

Rosa AS eier programvaren og alt innhold i selve tjenesten. Foreningen får en ikke-eksklusiv, ikke-overførbar rett til å bruke Rosa til eget regnskap så lenge kundeforholdet løper, og til å bruke nedlastingsfunksjonen i perioden etter opphør som følger av punkt 10.

Foreningen eier sine egne data — regnskap, medlemsopplysninger og vedlegg. Rosa behandler dem for å levere tjenesten, slik det følger av databehandleravtalen.

Foreningen kan laste ned alle sine data i et alminnelig, maskinlesbart format så lenge vi har dem: gjennom hele kundeforholdet, og fram til dataene er slettet etter punkt 10. Nedlasting er tilgjengelig også i perioder der foreningen ikke har kjøpt tilgang til å føre videre.

10Opphør

Foreningen kan når som helst avslutte kundeforholdet ved å si opp.

Foreningen kan heve avtalen med umiddelbar virkning dersom Rosa vesentlig misligholder sine forpliktelser og ikke har rettet forholdet innen 30 dager etter skriftlig varsel. Betalt vederlag refunderes da forholdsmessig.

Rosa kan si opp kundeforholdet med 30 dagers skriftlig varsel. Har foreningen ikke misligholdt, refunderes betalt vederlag forholdsmessig. Rosa kan heve med umiddelbar virkning ved vesentlig mislighold, herunder bruk i strid med punkt 4.

Manglende kjøp av tilgang er ikke mislighold. Det stenger bare videre føring for resten av regnskapsåret, jf. punkt 5.

Kontoer som ikke er i bruk. Rosa avslutter kundeforhold som står ubrukt. Vi skiller mellom to tilfeller, fordi datamengden og dermed risikoen er ulik:

Uten regnskapsdata. Har foreningen opprettet konto, men aldri lagt inn bankdata, bilag eller inngående balanse, og heller ikke kjøpt tilgang, avsluttes kundeforholdet etter 30 dager uten aktivitet. Vi varsler på e-post først.

Med regnskapsdata. Har foreningen tatt tjenesten i bruk uten å kjøpe tilgang, avsluttes kundeforholdet etter tolv måneder uten aktivitet, regnet fra siste aktivitet — ikke fra da kontoen ble opprettet. Vi varsler på e-post minst 30 dager før, slik at foreningen rekker å laste ned regnskapet sitt eller ta tjenesten i bruk igjen. Tolv måneder gir rom for en full regnskapsårs-syklus, slik at en kasserer som testet på ett tidspunkt av året rekker å komme tilbake.

Sletting bekreftes alltid manuelt av en ansatt hos Rosa. Systemet sletter aldri data av seg selv.

Når kundeforholdet er avsluttet, gjelder fristene under.

Midlertidig stenging. Rosa kan stenge tilgangen til tjenesten midlertidig dersom det er nødvendig av sikkerhetsgrunner eller ved bruk i strid med punkt 4. Foreningens mulighet til å laste ned egne data stenges ikke. Foreningen varsles så snart som mulig, og tilgangen gjenåpnes når forholdet er rettet.

Ved opphør varsler vi foreningen skriftlig. Foreningen velger om dataene skal slettes eller leveres tilbake, og har 30 dager på seg til å gi beskjed. Sier foreningen ingenting, slettes de. Vi gjennomfører innen 30 dager etter at foreningen har valgt, og uansett senest 120 dager etter at kundeforholdet tok slutt.

Nedlasting er tilgjengelig fram til slettingen er gjennomført. Manglende kjøp av tilgang fører ikke i seg selv til at data slettes.

Data i sikkerhetskopier slettes ved ordinær rotasjon, senest 180 dager etter slettingen. Sikkerhetskopiene er ikke tilgjengelige for nedlasting.

Rosa er ikke foreningens arkiv og oppbevarer ikke data etter at fristene over har løpt ut — ta derfor vare på deres egen nedlastede kopi.

11Endringer i vilkårene

Rosa kan endre disse vilkårene. Endringer varsles på e-post minst 30 dager før de trer i kraft.

Foreningen kan si opp kundeforholdet før endringen trer i kraft, uten kostnad og med forholdsmessig refusjon av forhåndsbetalt vederlag.

Endring av prisen følger punkt 5. Endringer i databehandleravtalen følger fremgangsmåten som er beskrevet der.

12Forhold utenfor vår kontroll

Ingen av partene er ansvarlig for manglende oppfyllelse som skyldes forhold utenfor partens kontroll, og som parten ikke med rimelighet kunne forutsett eller unngått — for eksempel strømbrudd, svikt hos underleverandører, naturhendelser eller offentlige pålegg.

Varer forholdet i mer enn 60 dager, kan hver av partene si opp kundeforholdet. Forhåndsbetalt vederlag refunderes forholdsmessig, og foreningen får full eksport av sine data.

13Lovvalg og tvister

Avtalen reguleres av norsk rett.

Vi søker å løse eventuelle uenigheter i minnelighet. Tvister som ikke løses, avgjøres ved de ordinære domstoler med Trøndelag tingrett som eksklusivt verneting.

14Kontakt

Spørsmål om vilkårene? Ta kontakt, så hjelper vi deg.